Privacy Policy
Privacy Policy
MIMOS Services Sdn Bhd (Company Registration No.: 498484-V)
Effective Date: 1st January 2026
1. Introduction
MIMOS Services Sdn Bhd ("MSSB", "we", "us" or "our") is a subsidiary of MIMOS Berhad (336183-H), a government-owned company incorporated in Malaysia. We are committed to protecting the privacy and personal data of individuals who access and use our services, platforms, and digital resources (collectively, the "Services").
This Privacy Policy explains how we collect, use, disclose, store, and protect your personal data in connection with your use of our Services. It also describes your rights in relation to your personal data under applicable Malaysian law, including the Personal Data Protection Act 2010 ("PDPA").
By accessing or using our Services, you acknowledge that you have read, understood, and agree to the terms of this Privacy Policy. If you do not agree, please discontinue your use of our Services immediately.
2. Definitions
The following terms have the following meanings in this Privacy Policy:
● Personal Data: refers to any information that relates directly or indirectly to an identifiable individual, as defined under the PDPA.
● Services: refers to all digital services, platforms, websites, applications, and resources made available by MSSB to users.
● User or You: refers to any individual or entity accessing or using our Services.
● Data Processor: refers to any person or entity that processes personal data on behalf of MSSB.
3. Personal Data We Collect
Depending on the nature of your interaction with our Services, we strictly limit the collection of personal data to what is necessary. We may collect the following categories of personal data:
3.1 Information You Provide to Us
● Full name
● Contact details including email address, phone number, and mailing address
● Communications and correspondence you submit to us via forms or inquiries
● Any other information you voluntarily provide through surveys or direct communications
3.2 Information Collected Automatically
● Internet Protocol (IP) address and device identifiers
● Browser type, operating system, and device information
● Pages visited, time spent, and basic interaction data
3.3 Information from Third Parties
● Publicly available information relevant to the delivery of our Services to you
4. How We Use Your Personal Data
We collect and process your personal data for the following specific purposes:
● To respond directly to your enquiries, feedback, and service requests
● To provide, operate, and maintain our Services
● To communicate with you regarding your use of our Services, including relevant updates
● To comply with applicable laws, regulations, and legal obligations
● To protect the security and integrity of our Services and infrastructure
● To enforce our terms and conditions and other applicable policies
● For any other purpose disclosed to you at the time of collection or with your explicit consent
We will not use your personal data for purposes incompatible with those stated above without your prior consent, unless permitted or required by law.
5. Legal Basis for Processing
We process your personal data on the following legal bases under the PDPA and applicable Malaysian law:
● Your consent, where required and explicitly obtained
● The performance of a contract to which you are a party, or to take steps at your request prior to entering into a contract
● Compliance with a legal obligation to which we are subject
● The legitimate interests pursued by MSSB, where such interests are not overridden by your fundamental rights and interests
Where we rely on your consent, you have the right to withdraw consent at any time without affecting the lawfulness of processing carried out prior to withdrawal.
6. Disclosure of Personal Data
We manage your data internally and limit disclosure to external parties. We may share your personal data with the following categories of recipients only when strictly necessary:
6.1 Within the MIMOS Group
Your personal data is managed directly by MSSB. We will only share your personal data with MIMOS Berhad or other affiliated entities if explicitly required to fulfill your specific inquiry or service request, and only to the minimal extent necessary.
6.2 Service Providers and Data Processors
We engage trusted third-party service providers to assist in the delivery of our Services (e.g., local cloud hosting, technical support). These providers are bound by strict confidentiality agreements and are permitted to process personal data only on our direct instructions and in accordance with applicable data protection requirements.
6.3 Government and Regulatory Authorities
We may disclose your personal data to government ministries, agencies, regulatory bodies, law enforcement, or courts where expressly required or authorised by Malaysian law.
6.4 Business Transfers
In the event of a merger, acquisition, restructuring, or transfer of assets, your personal data may be transferred to the relevant successor entity, subject to ensuring the same level of data protection.
We do not sell, rent, or trade your personal data to third parties for their independent marketing or commercial purposes.
7. Data Retention
We retain your personal data for as long as is strictly necessary to fulfil the purposes for which it was collected, or as required or permitted by law. The criteria used to determine our retention periods include:
● The duration required to completely address your inquiry or service request
● Legal, regulatory, or contractual obligations applicable to the personal data
● The potential need to retain data for dispute resolution or enforcement of agreements
Once personal data is no longer required, we will take reasonable steps to securely delete, anonymise, or destroy it.
8. Cookies and Tracking Technologies
Our Services utilize cookies and similar tracking technologies to ensure functional stability and gather basic operational data.
8.1 What Are Cookies
Cookies are small text files placed on your device when you access our Services. They allow us to recognise your device on subsequent visits to provide a stable experience.
8.2 How We Use Cookies
● Essential cookies: Required for the secure and basic operation of our Services.
● Limitation: Currently, our Services only utilize essential cookies required for platform operation. We do not deploy third-party tracking, advertising, or performance cookies without obtaining your explicit, opt-in consent first.
8.3 Your Cookie Choices
Most web browsers are initially configured to accept cookies. You may adjust your browser settings to notify you before a cookie is placed, or to decline cookies entirely. Please note that disabling essential cookies may affect the functionality of our Services.
9. Security of Personal Data
We implement appropriate technical and organisational security measures to protect your personal data against unauthorised access, disclosure, alteration, loss, or destruction. These measures include:
● Encryption of data in transit and at rest
● Access controls and strict authentication mechanisms
● Regular security assessments and audits
● Staff training on data protection obligations
Notwithstanding the above, no method of data transmission or storage is completely secure. While we deploy comprehensive security protocols, we cannot guarantee absolute security and shall not be liable for any security breach that occurs despite our reasonable control and adherence to standard incident response protocols.
10. Your Rights Under the PDPA
Subject to the provisions of the PDPA and other applicable laws, you have the following rights in relation to your personal data:
● Right of Access: to request access to your personal data held by us.
● Right of Correction: to request correction of inaccurate, incomplete, or outdated personal data.
● Right to Withdraw Consent: to withdraw your consent to the processing of your personal data, where processing is based strictly on consent.
● Right to Limit Processing: to request that we cease or limit the processing of your personal data in certain circumstances.
To exercise any of these rights, please contact us using the details set out in Section 13 below. We will respond to your request within the legally mandated timeframe (21 days) in accordance with the PDPA. We reserve the right to charge a prescribed fee for processing access requests where permitted by law.
11. Cross-Border Data Transfers
Your personal data is hosted and processed securely on servers located within Malaysia. MSSB strictly adheres to data sovereignty principles. We will not transfer your personal data outside of Malaysia unless there is a compelling, legally permissible operational requirement, and only with adequate safeguards in place that strictly comply with the PDPA.
12. Third-Party Links and Services
Our Services may contain links to third-party websites or platforms. This Privacy Policy does not apply to those external sites. We are not responsible for the privacy practices or content of third-party platforms, and we encourage you to review their respective privacy policies before providing any personal data.
13. Contact Us
If you have any questions, concerns, or requests in relation to this Privacy Policy or the handling of your personal data, please contact our Data Protection Officer at:
MIMOS Services Sdn Bhd (Data Protection Officer) Technology Park Malaysia, Bukit Jalil
57000 Kuala Lumpur, Wilayah Persekutuan
Malaysia
Tel: +603-8995 5000
Email: privacy@mimos.my OR dpo@mimos.my
14. Updates to This Privacy Policy
We reserve the right to update or amend this Privacy Policy to reflect changes in our practices, Services, or legal obligations. Any material changes will be communicated to you by posting the revised Privacy Policy on our website.
Your continued use of our Services following the posting of any changes constitutes your acknowledgment of the revised Privacy Policy. If you do not agree to any changes, you must discontinue your use of our Services and may request the deletion of your personal data.
15. Governing Law
This Privacy Policy is governed by and shall be construed in accordance with the laws of Malaysia, including the Personal Data Protection Act 2010. Any dispute arising in connection with this Privacy Policy shall be subject to the exclusive jurisdiction of the courts of Malaysia.
© 2026 MIMOS Services Sdn Bhd. All Rights Reserved.
MIMOS Services Sdn Bhd (No. Pendaftaran Syarikat: 498484-V)
Tarikh Kuat Kuasa: 1st Januari 2026
1. Pengenalan
MIMOS Services Sdn Bhd ("MSSB", "kami", atau "milik kami") merupakan anak syarikat MIMOS Berhad (336183-H), sebuah syarikat milik kerajaan yang diperbadankan di Malaysia. Kami komited untuk melindungi privasi dan data peribadi individu yang mengakses dan menggunakan perkhidmatan, platform, dan sumber digital kami (secara kolektif, "Perkhidmatan").
Dasar Privasi ini menerangkan bagaimana kami mengumpul, menggunakan, mendedahkan, menyimpan, dan melindungi data peribadi anda berkaitan dengan penggunaan Perkhidmatan kami oleh anda. Ia juga menjelasakan hak-hak anda berhubung dengan data peribadi anda di bawah undang-undang Malaysia yang terpakai, termasuk Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("APDP").
Dengan mengakses atau menggunakan Perkhidmatan kami, anda mengakui bahawa anda telah membaca, memahami, dan bersetuju dengan terma-terma Dasar Privasi ini. Jika anda tidak bersetuju, sila hentikan penggunaan Perkhidmatan kami dengan serta-merta.
2. Definisi
Terma-terma berikut mempunyai maksud seperti di bawah dalam Dasar Privasi ini:
● Data Peribadi: merujuk kepada sebarang maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan individu yang boleh dikenal pasti, seperti yang ditakrifkan di bawah APDP.
● Perkhidmatan: merujuk kepada semua perkhidmatan digital, platform, laman web, aplikasi, dan sumber yang disediakan oleh MSSB kepada pengguna.
● Pengguna atau Anda: merujuk kepada mana-mana individu atau entiti yang mengakses atau menggunakan Perkhidmatan kami.
● Pemproses Data: merujuk kepada mana-mana orang atau entiti yang memproses data peribadi bagi pihak MSSB.
3. Data Peribadi Yang Kami Kumpul
Bergantung kepada sifat interaksi anda dengan Perkhidmatan kami, kami mengehadkan pengumpulan data peribadi dengan ketat kepada apa yang perlu sahaja. Kami mungkin mengumpul kategori data peribadi berikut:
3.1 Maklumat Yang Anda Berikan Kepada Kami
● Nama penuh
● Butiran hubungan termasuk alamat e-mel, nombor telefon, dan alamat surat-menyurat
● Komunikasi dan surat-menyurat yang anda serahkan kepada kami melalui borang atau pertanyaan
● Sebarang maklumat lain yang anda berikan secara sukarela melalui tinjauan atau komunikasi langsung
3.2 Maklumat Yang Dikumpul Secara Automatik
● Alamat Protokol Internet (IP) dan pengecam peranti
● Jenis pelayar (browser), sistem pengendalian, dan maklumat peranti
● Halaman yang dilawati, masa yang diluangkan, dan data interaksi asas
3.3 Maklumat Daripada Pihak Ketiga
● Maklumat yang tersedia secara umum yang relevan dengan penyampaian Perkhidmatan kami kepada anda
4. Bagaimana Kami Menggunakan Data Peribadi Anda
Kami mengumpul dan memproses data peribadi anda untuk tujuan khusus berikut:
● Untuk membalas secara langsung pertanyaan, maklum balas, dan permintaan perkhidmatan anda
● Untuk menyediakan, mengendalikan, dan menyelenggara Perkhidmatan kami
● Untuk berkomunikasi dengan anda mengenai penggunaan Perkhidmatan kami, termasuk kemas kini yang berkaitan
● Untuk mematuhi undang-undang, peraturan, dan kewajipan undang-undang yang terpakai
● Untuk melindungi keselamatan dan integriti Perkhidmatan serta infrastruktur kami
● Untuk menguatkuasakan terma dan syarat kami serta dasar-dasar lain yang terpakai
● Untuk sebarang tujuan lain yang didedahkan kepada anda pada masa pengumpulan atau dengan persetujuan jelas anda
Kami tidak akan menggunakan data peribadi anda untuk tujuan yang tidak serasi dengan tujuan yang dinyatakan di atas tanpa persetujuan awal anda, melainkan dibenarkan atau dikehendaki oleh undang-undang.
5. Asas Undang-Undang untuk Pemprosesan
Kami memproses data peribadi anda berdasarkan asas undang-undang berikut di bawah APDP dan undang-undang Malaysia yang terpakai:
● Persetujuan anda, di mana ia diperlukan dan diperolehi secara jelas
● Pelaksanaan kontrak di mana anda adalah satu pihak, atau untuk mengambil langkah atas permintaan anda sebelum memeterai kontrak
● Pematuhan kewajipan undang-undang yang tertakluk kepada kami
● Kepentingan sah yang diusahakan oleh MSSB, di mana kepentingan tersebut tidak diatasi oleh hak dan kepentingan asas anda
Di mana kami bergantung pada persetujuan anda, anda berhak untuk menarik balik persetujuan pada bila-bila masa tanpa menjejaskan kesahihan pemprosesan yang dijalankan sebelum penarikan balik tersebut.
6. Pendedahan Data Peribadi
Kami menguruskan data anda secara dalaman dan mengehadkan pendedahan kepada pihak luar. Kami mungkin berkongsi data peribadi anda dengan kategori penerima berikut hanya apabila benar-benar perlu:
6.1 Dalam Kumpulan MIMOS
Data peribadi anda diuruskan secara langsung oleh MSSB. Kami hanya akan berkongsi data peribadi anda dengan MIMOS Berhad atau entiti gabungan lain jika ia benar-benar diperlukan untuk memenuhi pertanyaan atau permintaan perkhidmatan khusus anda, dan hanya pada tahap minimum yang diperlukan.
6.2 Penyedia Perkhidmatan dan Pemproses Data
Kami melantik penyedia perkhidmatan pihak ketiga yang dipercayai untuk membantu dalam penyampaian Perkhidmatan kami (contohnya, pengehosan awan tempatan, sokongan teknikal). Penyedia ini terikat dengan perjanjian kerahsiaan yang ketat dan dibenarkan memproses data peribadi hanya atas arahan langsung kami dan selaras dengan keperluan perlindungan data yang terpakai.
6.3 Pihak Berkuasa Kerajaan dan Pengawal Selia
Kami mungkin mendedahkan data peribadi anda kepada kementerian kerajaan, agensi, badan pengawal selia, penguatkuasa undang-undang, atau mahkamah di mana ia dinyatakan secara jelas dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang Malaysia.
6.4 Pemindahan Perniagaan
Sekiranya berlaku penggabungan, pemerolehan, penstrukturan semula, atau pemindahan aset, data peribadi anda mungkin dipindahkan kepada entiti pengganti yang berkaitan, tertakluk kepada pematuhan tahap perlindungan data yang sama.
Kami tidak menjual, menyewa, atau memperdagangkan data peribadi anda kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran bebas atau komersial mereka.
7. Penyimpanan Data
Kami menyimpan data peribadi anda selagi ia benar-benar diperlukan untuk memenuhi tujuan ia dikumpulkan, atau sebagaimana yang dikehendaki atau dibenarkan oleh undang-undang. Kriteria yang digunakan untuk menentukan tempoh penyimpanan kami termasuk:
● Tempoh yang diperlukan untuk menyelesaikan pertanyaan atau permintaan perkhidmatan anda sepenuhnya
● Kewajipan undang-undang, peraturan, atau kontrak yang terpakai kepada data peribadi tersebut
● Keperluan yang berpotensi untuk menyimpan data bagi penyelesaian pertikaian atau penguatkuasaan perjanjian
Setelah data peribadi tidak lagi diperlukan, kami akan mengambil langkah munasabah untuk memadam, menyulitkan (anonymise), atau memusnahkannya secara selamat.
8. Kuki dan Teknologi Penjejakan
Perkhidmatan kami menggunakan kuki (cookies) dan teknologi penjejakan yang serupa untuk memastikan kestabilan fungsi dan mengumpul data operasi asas.
8.1 Apa Itu Kuki
Kuki adalah fail teks kecil yang diletakkan pada peranti anda apabila anda mengakses Perkhidmatan kami. Ia membolehkan kami mengenali peranti anda pada lawatan seterusnya untuk memberikan pengalaman yang stabil.
8.2 Bagaimana Kami Menggunakan Kuki
● Kuki Penting (Essential cookies): Diperlukan untuk operasi Perkhidmatan kami yang selamat dan asas.
● Pengehadan: Pada masa ini, Perkhidmatan kami hanya menggunakan kuki penting yang diperlukan untuk operasi platform. Kami tidak menggunakan kuki penjejakan pihak ketiga, pengiklanan, atau prestasi tanpa mendapatkan persetujuan jelas dan persetujuan masuk (opt-in) daripada anda terlebih dahulu.
8.3 Pilihan Kuki Anda
Kebanyakan pelayar web pada mulanya dikonfigurasikan untuk menerima kuki. Anda boleh melaraskan tetapan pelayar anda untuk memberitahu anda sebelum kuki diletakkan, atau menolak kuki sepenuhnya. Sila ambil perhatian bahawa melumpuhkan kuki penting mungkin menjejaskan kefungsian Perkhidmatan kami.
9. Keselamatan Data Peribadi
Kami melaksanakan langkah keselamatan teknikal dan organisasi yang sesuai untuk melindungi data peribadi anda daripada akses, pendedahan, pengubahan, kehilangan, atau pemusnahan yang tidak dibenarkan. Langkah-langkah ini termasuk:
● Penyulitan (encryption) data dalam transit dan semasa rehat
● Kawalan akses dan mekanisme pengesahan yang ketat
● Penilaian keselamatan dan audit berkala
● Latihan kakitangan tentang kewajipan perlindungan data
Sungguhpun dengan perkara di atas, tiada kaedah penghantaran atau penyimpanan data yang selamat sepenuhnya. Walaupun kami melaksanakan protokol keselamatan yang komprehensif, kami tidak dapat menjamin keselamatan mutlak dan tidak akan bertanggungjawab terhadap sebarang pelanggaran keselamatan yang berlaku di luar kawalan munasabah kami dan pematuhan kepada protokol tindak balas insiden standard.
10. Hak Anda Di Bawah APDP
Tertakluk kepada peruntukan APDP dan undang-undang lain yang terpakai, anda mempunyai hak-hak berikut berhubung dengan data peribadi anda:
● Hak Akses: untuk meminta akses kepada data peribadi anda yang dipegang oleh kami.
● Hak Pembetulan: untuk meminta pembetulan data peribadi yang tidak tepat, tidak lengkap, atau tidak dikemas kini.
● Hak Menarik Balik Persetujuan: untuk menarik balik persetujuan anda terhadap pemprosesan data peribadi anda, jika pemprosesan dibuat berdasarkan persetujuan secara ketat.
● Hak Mengehadkan Pemprosesan: untuk meminta kami menghentikan atau mengehadkan pemprosesan data peribadi anda dalam keadaan tertentu.
Untuk melaksanakan mana-mana hak ini, sila hubungi kami menggunakan butiran yang dinyatakan dalam Seksyen 13 di bawah. Kami akan membalas permintaan anda dalam tempoh masa yang dimandatkan di sisi undang-undang (21 hari) selaras dengan APDP. Kami berhak untuk mengenakan fi yang ditetapkan untuk memproses permintaan akses di mana dibenarkan oleh undang-undang.
11. Pemindahan Data Merentas Sempadan
Data peribadi anda dihoskan dan diproses dengan selamat pada pelayan (servers) yang terletak di dalam Malaysia. MSSB mematuhi sepenuhnya prinsip kedaulatan data. Kami tidak akan memindahkan data peribadi anda ke luar Malaysia melainkan terdapat keperluan operasi yang mendesak dan dibenarkan di sisi undang-undang, dan hanya dengan perlindungan yang mencukupi selaras dengan peruntukan APDP yang ketat.
12. Pautan dan Perkhidmatan Pihak Ketiga
Perkhidmatan kami mungkin mengandungi pautan ke laman web atau platform pihak ketiga. Dasar Privasi ini tidak terpakai kepada laman luaran tersebut. Kami tidak bertanggungjawab terhadap amalan privasi atau kandungan platform pihak ketiga, dan kami menggalakkan anda untuk menyemak dasar privasi masing-masing sebelum memberikan sebarang data peribadi.
13. Hubungi Kami
Jika anda mempunyai sebarang soalan, kebimbangan, atau permintaan berkaitan dengan Dasar Privasi ini atau pengendalian data peribadi anda, sila hubungi Pegawai Perlindungan Data kami di:
MIMOS Services Sdn Bhd (Pegawai Perlindungan Data)
Technology Park Malaysia, Bukit Jalil
57000 Kuala Lumpur, Wilayah Persekutuan
Malaysia
Tel: +603-8995 5000
E-mel: privacy@mimos.my ATAU dpo@mimos.my
14. Kemas Kini Kepada Dasar Privasi Ini
Kami berhak untuk mengemas kini atau meminda Dasar Privasi ini untuk mencerminkan perubahan dalam amalan kami, Perkhidmatan, atau kewajipan undang-undang. Sebarang perubahan material akan dimaklumkan kepada anda dengan memaparkan Dasar Privasi yang disemak semula di laman web kami.
Penggunaan berterusan anda terhadap Perkhidmatan kami berikutan paparan sebarang perubahan merupakan pengakuan anda terhadap Dasar Privasi yang disemak semula. Jika anda tidak bersetuju dengan sebarang perubahan, anda mesti menghentikan penggunaan Perkhidmatan kami dan boleh meminta pemadaman data peribadi anda.
15. Undang-undang Pengawal Selia
Dasar Privasi ini dikawal selia dan hendaklah ditafsirkan mengikut undang-undang Malaysia, termasuk Akta Perlindungan Data Peribadi 2010. Sebarang pertikaian yang timbul berkaitan dengan Dasar Privasi ini hendaklah tertakluk kepada bidang kuasa eksklusif mahkamah di Malaysia.
© 2026 MIMOS Services Sdn Bhd. Hak Cipta Terpelihara.